Magazin Redaktionsplan erstellen: zur erfolgreichen Planung & Umsetzung von Content-Projekten

Ein Redaktionsplan ist ein meist tabellarischer Plan, mit dem Sie den Prozess der Content-Erstellung für verschiedene Distributionskanäle strukturiert festhalten und nachvollziehen können. Im Online Marketing und Content Marketing ist der Redaktionsplan ein unverzichtbares Tool, um einen Überblick über schon kreierte oder noch zu erstellende Inhalte zu behalten und diese sorgfältig zu planen. Darin werden alle wissenswerten Informationen und Angaben zu einem Thema gebündelt festgehalten, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und ihre eigenen Zuständigkeiten kennen. Außerdem sehen Sie auf einen Blick, wie breit Ihr Unternehmen thematisch aufgestellt ist – so entdecken Sie mitunter auch schneller neue Potenziale, um weitere Themenbereiche zu erschließen und abzudecken.

Machen Sie sich bewusst, dass es sich bei einem Redaktionsplan um kein fixes Dokument handelt – das heißt, er wird nicht einmalig erstellt und dann nie wieder angerührt. Im Gegenteil: Der Redaktionsplan wird von den Beteiligten stetig mit neuen Fortschritten und Informationen gepflegt und aktualisiert. Je länger ein Projekt läuft, desto wahrscheinlicher ist es, dass Änderungen am Plan durchgeführt werden müssen. Deadlines und Termine zur Veröffentlichung werden nachträglich geändert, Kolleg:innen fallen aus, neue Kampagnen werden hinzugefügt, Zuständige oder Fortschritte werden angepasst – das ist vollkommen natürlich und erwünscht. Denn es geht keinesfalls darum, den Plan stumpf einzuhalten, wenn das letztendlich zu einer Menge Stress und Flüchtigkeitsfehlern führt. Aktualisieren Sie den Redaktionsplan regelmäßig: So sind immer alle auf dem gleichen Stand und arbeiten gemeinsam effizient in eine Richtung.

Je nach Zielen, Kanal und Content kann ein Redaktionsplan viele verschiedene Formen und Inhalte haben. Wichtig ist, dass der Plan individuell auf Sie abgestimmt ist und genau die Informationen enthält, die Sie bei der Organisation und Umsetzung Ihres Contents weiterbringen. Wir beschäftigen uns zum Beispiel überwiegend mit Redaktionsplänen für Website-Texte, ob für einzelne saisonale Kampagnen oder für die generelle und fortlaufende Planung aller Inhalte einer Website.

Ein Tipp: Halten Sie das Dokument so schlank wie möglich, indem Sie nur die Informationen aufgreifen, die Sie hilfreich und verständlich finden. Wird der Plan mit zu vielen Infos überladen, kann das eher den gegenteiligen Effekt haben und die Übersicht erschweren.

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Informationen gelistet, die in Redaktionsplänen oft enthalten sind. Davon müssen aber natürlich nicht immer alle zwangsläufig in das Dokument einfließen.

• Thema und Kurzbeschreibung: Welches Thema soll behandelt werden? Je nach Komplexität spricht der Titel des Themas vielleicht schon für sich. Bei Bedarf erstellen Sie einfach eine zusätzliche Spalte für detailliertere Beschreibungen oder Erläuterungen zum Inhalt.
• Format bzw. Darstellungsform: Das Format ist eine der wichtigsten Informationen für die Umsetzung. Hier ein paar Beispiele:
  • Text (z. B. Kategorie- oder Produkttexte für Shops, Infoseiten oder Ratgebertexte, Website- oder SEO-Texte, Blogpost, Pressemitteilung etc.)
  • Video (z. B. Tutorial oder Review)
  • Audio (z. B. Podcast oder Interview)
  • Bilder (z. B. Infografiken)
  • Social Postings, die oft eine Mischung aus allen obigen Formaten sind
• Kanal bzw. Veröffentlichungsort: Auf welcher Plattform oder in welchem Medium sollen die Beiträge publiziert werden – Website, Social Media (z. B. Instagram, Facebook, LinkedIn), Newsletter, E-Book etc.?
• Ziel und konkrete To-dos: Welches Ziel verfolgt der geplante Inhalt? Welches Problem soll z. B. gelöst oder welche Frage beantwortet werden? Ergänzend zum groben Thema halten wir gerne die genaue Intention fest und definieren bei Bedarf schon konkrete To-dos, was es zu beachten oder (im Fall von bestehendem Content) zu optimieren gibt.
• URL: Das ist vor allem sinnvoll, wenn es sich um Website-Texte handelt. In diesem Fall halten Sie eine bereits vorhandene oder eine geplante neue URL fest. Die URL-Struktur gibt im gleichen Zuge Aufschluss darüber, in welchem Themenbereich (Silo) der Inhalt verortet ist und welche verwandten Themen es möglicherweise gibt.
• Keywords: Bei vielen unserer Kund:innen liegt der Fokus auf Suchmaschinen-Optimierung und dementsprechend auch auf SEO-Content. In diesem Fall halten wir bereits im Redaktionsplan Haupt- und Neben-Keywords fest, die es bei der Texterstellung oder -überarbeitung zu berücksichtigen gibt.
• Zielgruppen und Personas: Definieren Sie bei Bedarf, an wen sich die Inhalte im Speziellen richten. Das hilft Redakteur:innen, die Perspektive der Nutzer:innen einzunehmen und somit größtmöglichen Mehrwert zu bieten. Vorhandene Website-Personas sind hier eine gute Orientierung für Personengruppen, die Sie mit Ihrem Content erreichen möchten.
• Deadline(s) und Timings: Wann soll der Beitrag final veröffentlicht werden? Bis wann sollen einzelne Teilschritte erledigt sein (z. B. Textbriefing, Mock-up für eine Landingpage oder Bildauswahl für einen Social Media-Post)? Halten Sie realistische Fristen fest, um den zeitlichen Rahmen abzustecken. Die Angabe kann wahlweise mit konkreten Daten oder Kalenderwochen erfolgen, unter Umständen sogar mit genauen Uhrzeiten.
• Verantwortliche: Wer ist für welchen Teilschritt verantwortlich? Diese Angabe im Plan hilft nicht nur dabei, die eigenen Pflichten zu überblicken und sich dieser anzunehmen. Die Information ist (vor allem in größeren Teams) auch für andere nützlich, damit diese sofort wissen, wer die Ansprechperson für ein bestimmtes Thema oder To-do ist. Das verhindert Missverständnisse und Kommunikation über mehrere Ecken, was wiederum Zeit spart.
• Urlaube und Abwesenheiten: Halten Sie Urlaube, Konferenzbesuche oder andere Abwesenheiten der einzelnen Personen ebenfalls im Redaktionsplan fest, etwa in einer kleinen Box unterhalb der eigentlichen Beiträge. So können die Teilschritte zur Umsetzung des Contents zeitlich um die Urlaube herum geplant werden und niemand wird von einer unerwarteten Abwesenheitsnotiz überrascht.
• Fortschritt und Status: Damit alle über den Fortschritt einzelner Beiträge oder Posts informiert sind, empfiehlt es sich, regelmäßige Statusupdates zu notieren. Das kann zum Beispiel über Prozentangaben oder Statusbeschreibungen geschehen, z. B. „noch nicht begonnen“, „in Arbeit“, „interne Abnahme“ oder „abgeschlossen“. Definieren Sie hier individuelle Statusphasen, die zu Ihren Workflows passen.

Zuvor haben wir Ihnen bereits einen umfassenden Überblick gegeben, welche Angaben sich in einem Redaktionsplan wiederfinden können. Im Wesentlichen sind es aber die folgenden drei Fragen, die Sie sich zu Beginn stellen müssen:

1. Welchen Inhalt möchte ich erstellen (und in welchem Format)?
2. Wo (in welchem Medium bzw. auf welchen Kanälen) möchte ich den Content publizieren?
3. Wann möchte ich den Inhalt veröffentlichen?

Sind diese grundlegenden Fragen beantwortet, ergänzen Sie die geplanten Tasks um weitere nützliche Infos und Details. Definieren Sie Teilaufgaben und legen Sie Deadlines für diese fest. Weisen Sie Verantwortliche zu und besprechen Sie die To-dos im Team. Suchen Sie sich Stück für Stück die Informationen zusammen, die zur Umsetzung Ihres Contents von Bedeutung sind und halten Sie alles in Ihrem persönlichen Redaktionsplan fest. So ergibt sich schrittweise eine tabellarische Übersicht mit allen relevanten Angaben.