Magazin

Redaktionsplan erstellen: zur erfolgreichen Planung & Umsetzung von Content-Projekten

Ganz gleich, ob Sie Content für Ihre Website, Ihren Blog oder Social Media-Kanäle erstellen – eine sorgfältige Planung ist im Content Marketing das A und O. Hier sind Redaktionspläne ein besonders nützliches Instrument, um die Erstellung von Inhalten übersichtlich zu organisieren und zielführend umzusetzen. Darin werden beispielsweise konkrete Aufgaben, Verantwortliche, Deadlines und Fortschritte fortlaufend festgehalten, sodass alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand sind und kein Beitrag mehr untergeht. Unsere kostenlose Redaktionsplan-Vorlage für Excel hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Kampagnen und Beiträge zu behalten.

Was ist ein Redaktionsplan?

Ein Redaktionsplan ist ein meist tabellarischer Plan, mit dem Sie den Prozess der Content-Erstellung für verschiedene Distributionskanäle strukturiert festhalten und nachvollziehen können. Im Online Marketing und Content Marketing ist der Redaktionsplan ein unverzichtbares Tool, um einen Überblick über schon kreierte oder noch zu erstellende Inhalte zu behalten und diese sorgfältig zu planen. Darin werden alle wissenswerten Informationen und Angaben zu einem Thema gebündelt festgehalten, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und ihre eigenen Zuständigkeiten kennen. Außerdem sehen Sie auf einen Blick, wie breit Ihr Unternehmen thematisch aufgestellt ist – so entdecken Sie mitunter auch schneller neue Potenziale, um weitere Themenbereiche zu erschließen und abzudecken.

Der Redaktionsplan als lebendes Dokument

Machen Sie sich bewusst, dass es sich bei einem Redaktionsplan um kein fixes Dokument handelt – das heißt, er wird nicht einmalig erstellt und dann nie wieder angerührt. Im Gegenteil: Der Redaktionsplan wird von den Beteiligten stetig mit neuen Fortschritten und Informationen gepflegt und aktualisiert. Je länger ein Projekt läuft, desto wahrscheinlicher ist es, dass Änderungen am Plan durchgeführt werden müssen. Deadlines und Termine zur Veröffentlichung werden nachträglich geändert, Kolleg:innen fallen aus, neue Kampagnen werden hinzugefügt, Zuständige oder Fortschritte werden angepasst – das ist vollkommen natürlich und erwünscht. Denn es geht keinesfalls darum, den Plan stumpf einzuhalten, wenn das letztendlich zu einer Menge Stress und Flüchtigkeitsfehlern führt. Aktualisieren Sie den Redaktionsplan regelmäßig: So sind immer alle auf dem gleichen Stand und arbeiten gemeinsam effizient in eine Richtung.

Redaktionsplanung: die Vorteile auf einen Blick

  • Strukturierte Planung und Umsetzung von Content in einem Dokument
  • Erstellung zielgerichteter und sorgfältig durchdachter Inhalte
  • Abdeckung aller relevanten Themen und Kanäle
  • Überblick über To-dos, Timings, Verantwortliche und Fortschritte
  • Wichtig für die Ressourcenplanung einzelner Gewerke
  • Gemeinsame Grundlage für die effiziente Zusammenarbeit im Team
  • Stärkung des Verantwortungsbewusstseins
  • Weniger Stress und bessere Kommunikation

Content Marketing-Strategie als Grundlage für den Redaktionsplan

Die Redaktionsplanung geht immer auch mit einer ausgeklügelten Strategie für Ihr Online Marketing bzw. Content Marketing einher. Was sind Ihre Ziele, Zielgruppen und USPs? Was wollen Sie mit Ihren Inhalten erreichen? Auf welchen Kanälen wollen Sie auftreten? Ein noch so strukturierter Redaktionsplan bringt Ihnen nicht viel, wenn diesem kein strategisches Fundament zugrunde liegt.

Bestimmen Sie den Ist- und Soll-Zustand sowie Ihre Ziele und Zielgruppen. Sobald das passiert ist, überführen Sie die Infos in Ihren Redaktionsplan als SMARTes Werkzeug für erfolgreiche Inhalte.

  • Spezifische Inhalte
  • Messbar durch Aufwandsangaben
  • Ansprechende, erreichbare Planung
  • Realistisch im Aufwand
  • Terminiert durch den Plan

Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne mit der Entwicklung einer holistischen Content Marketing-Strategie, um Ihre Zielgruppen effektiv zu erreichen und Kund:innen zu binden. In diesem Zuge erstellen wir auch einen individuellen Redaktionsplan, der zu Ihrem Markenauftritt, Ihrer Website und Ihren Zielgruppen passt, sodass Sie diesen gewinnbringend für Ihr Content Marketing einsetzen können. Auf Ihren Wunsch unterstützen wir Sie auch bei der Erstellung von Website-Texten, Kategorie- bzw. Produkttexten oder Social Media-Beiträgen für Ihre Kanäle.

Welche Inhalte sind in einem Redaktionsplan zu finden?

Je nach Zielen, Kanal und Content kann ein Redaktionsplan viele verschiedene Formen und Inhalte haben. Wichtig ist, dass der Plan individuell auf Sie abgestimmt ist und genau die Informationen enthält, die Sie bei der Organisation und Umsetzung Ihres Contents weiterbringen. Wir beschäftigen uns zum Beispiel überwiegend mit Redaktionsplänen für Website-Texte, ob für einzelne saisonale Kampagnen oder für die generelle und fortlaufende Planung aller Inhalte einer Website.

Ein Tipp: Halten Sie das Dokument so schlank wie möglich, indem Sie nur die Informationen aufgreifen, die Sie hilfreich und verständlich finden. Wird der Plan mit zu vielen Infos überladen, kann das eher den gegenteiligen Effekt haben und die Übersicht erschweren.

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Informationen gelistet, die in Redaktionsplänen oft enthalten sind. Davon müssen aber natürlich nicht immer alle zwangsläufig in das Dokument einfließen.

  • Thema und Kurzbeschreibung: Welches Thema soll behandelt werden? Je nach Komplexität spricht der Titel des Themas vielleicht schon für sich. Bei Bedarf erstellen Sie einfach eine zusätzliche Spalte für detailliertere Beschreibungen oder Erläuterungen zum Inhalt.
  • Format bzw. Darstellungsform: Das Format ist eine der wichtigsten Informationen für die Umsetzung. Hier ein paar Beispiele:
    • Text (z. B. Kategorie- oder Produkttexte für Shops, Infoseiten oder Ratgebertexte, Website- oder SEO-Texte, Blogpost, Pressemitteilung etc.)
    • Video (z. B. Tutorial oder Review)
    • Audio (z. B. Podcast oder Interview)
    • Bilder (z. B. Infografiken)
    • Social Postings, die oft eine Mischung aus allen obigen Formaten sind
  • Kanal bzw. Veröffentlichungsort: Auf welcher Plattform oder in welchem Medium sollen die Beiträge publiziert werden – Website, Social Media (z. B. Instagram, Facebook, LinkedIn), Newsletter, E-Book etc.?
  • Ziel und konkrete To-dos: Welches Ziel verfolgt der geplante Inhalt? Welches Problem soll z. B. gelöst oder welche Frage beantwortet werden? Ergänzend zum groben Thema halten wir gerne die genaue Intention fest und definieren bei Bedarf schon konkrete To-dos, was es zu beachten oder (im Fall von bestehendem Content) zu optimieren gibt.
  • URL: Das ist vor allem sinnvoll, wenn es sich um Website-Texte handelt. In diesem Fall halten Sie eine bereits vorhandene oder eine geplante neue URL fest. Die URL-Struktur gibt im gleichen Zuge Aufschluss darüber, in welchem Themenbereich (Silo) der Inhalt verortet ist und welche verwandten Themen es möglicherweise gibt.
  • Keywords: Bei vielen unserer Kund:innen liegt der Fokus auf Suchmaschinen-Optimierung und dementsprechend auch auf SEO-Content. In diesem Fall halten wir bereits im Redaktionsplan Haupt- und Neben-Keywords fest, die es bei der Texterstellung oder -überarbeitung zu berücksichtigen gibt.
  • Zielgruppen und Personas: Definieren Sie bei Bedarf, an wen sich die Inhalte im Speziellen richten. Das hilft Redakteur:innen, die Perspektive der Nutzer:innen einzunehmen und somit größtmöglichen Mehrwert zu bieten. Vorhandene Website-Personas sind hier eine gute Orientierung für Personengruppen, die Sie mit Ihrem Content erreichen möchten.
  • Deadline(s) und Timings: Wann soll der Beitrag final veröffentlicht werden? Bis wann sollen einzelne Teilschritte erledigt sein (z. B. Textbriefing, Mock-up für eine Landingpage oder Bildauswahl für einen Social Media-Post)? Halten Sie realistische Fristen fest, um den zeitlichen Rahmen abzustecken. Die Angabe kann wahlweise mit konkreten Daten oder Kalenderwochen erfolgen, unter Umständen sogar mit genauen Uhrzeiten.
  • Verantwortliche: Wer ist für welchen Teilschritt verantwortlich? Diese Angabe im Plan hilft nicht nur dabei, die eigenen Pflichten zu überblicken und sich dieser anzunehmen. Die Information ist (vor allem in größeren Teams) auch für andere nützlich, damit diese sofort wissen, wer die Ansprechperson für ein bestimmtes Thema oder To-do ist. Das verhindert Missverständnisse und Kommunikation über mehrere Ecken, was wiederum Zeit spart.
  • Urlaube und Abwesenheiten: Halten Sie Urlaube, Konferenzbesuche oder andere Abwesenheiten der einzelnen Personen ebenfalls im Redaktionsplan fest, etwa in einer kleinen Box unterhalb der eigentlichen Beiträge. So können die Teilschritte zur Umsetzung des Contents zeitlich um die Urlaube herum geplant werden und niemand wird von einer unerwarteten Abwesenheitsnotiz überrascht.
  • Fortschritt und Status: Damit alle über den Fortschritt einzelner Beiträge oder Posts informiert sind, empfiehlt es sich, regelmäßige Statusupdates zu notieren. Das kann zum Beispiel über Prozentangaben oder Statusbeschreibungen geschehen, z. B. „noch nicht begonnen“, „in Arbeit“, „interne Abnahme“ oder „abgeschlossen“. Definieren Sie hier individuelle Statusphasen, die zu Ihren Workflows passen.

Wie erstelle ich einen Redaktionsplan?

Zuvor haben wir Ihnen bereits einen umfassenden Überblick gegeben, welche Angaben sich in einem Redaktionsplan wiederfinden können. Im Wesentlichen sind es aber die folgenden drei Fragen, die Sie sich zu Beginn stellen müssen:

  1. Welchen Inhalt möchte ich erstellen (und in welchem Format)?
  2. Wo (in welchem Medium bzw. auf welchen Kanälen) möchte ich den Content publizieren?
  3. Wann möchte ich den Inhalt veröffentlichen?

Sind diese grundlegenden Fragen beantwortet, ergänzen Sie die geplanten Tasks um weitere nützliche Infos und Details. Definieren Sie Teilaufgaben und legen Sie Deadlines für diese fest. Weisen Sie Verantwortliche zu und besprechen Sie die To-dos im Team. Suchen Sie sich Stück für Stück die Informationen zusammen, die zur Umsetzung Ihres Contents von Bedeutung sind und halten Sie alles in Ihrem persönlichen Redaktionsplan fest. So ergibt sich schrittweise eine tabellarische Übersicht mit allen relevanten Angaben.

Redaktionsplan anfertigen: Nutzen Sie unsere Vorlage

Als Grundlage für Ihren individuellen Redaktionsplan stellen wir Ihnen eine kostenlose Excel-Vorlage zur Verfügung, mit der Sie Texte oder Social Media Postings zuverlässig planen können. Anhand einiger Beispielthemen haben wir Ihnen in der Vorlage in verschiedenen Tabellenblättern aufgeführt, wie ein Redaktionsplan für Texte und für Social Media Beiträge aussehen kann.

So können Sie je nach Projekt oder gewünschter Komplexität entweder detaillierte Haupt- und Nebenaufgaben definieren oder eine minimalistische Darstellung wählen, bei der die zu erstellenden Beiträge einfach einzeln und ohne Teilschritte aufgelistet werden. Der Social Media Redaktionsplan im Speziellen hat ein Kalenderformat und folgt den Tagen und Monaten des Jahres. Falls für Sie relevant, können Sie darin auch Themen- oder Feiertage festhalten.

Unsere kostenlose Redaktionsplan-Vorlage ist sofort einsatzbereit. Machen Sie noch heute den ersten Schritt und planen Sie die nächsten Beiträge für Ihre Kanäle.

Redaktionsplan-Vorlage herunterladen

Welche Tools eignen sich zur Erstellung eines Redaktionsplans?

Ein nützliches Tool zur Erstellung eines Redaktionsplans sollte die Möglichkeit bieten, alle erforderlichen Daten strukturiert darzustellen. Das kann schnell und übersichtlich in einer Excel-Tabelle oder mit Google Sheets umgesetzt werden – oder Sie nutzen spezielle Tools und Kalender, um Ihren Redaktionsplan zu erstellen. Beispiele für solche Tools sind unter anderem Trello, Notion oder Coda.io. Zudem bieten Content Management Systeme wie WordPress praktische Plugins an, mit denen direkt im System Redaktionspläne erstellt werden können. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, Redaktionspläne mit Ihrem Kalender zu verbinden und somit alles Wichtige auf einen Blick zusammenzufassen.

Erfolgsmessung nach der Umsetzung und Veröffentlichung Ihrer Inhalte

Mit der Erstellung eines strukturierten Redaktionsplans haben Sie bereits einen wichtigen Schritt für Ihr Content Marketing gemacht. So haben Sie einen Überblick über zu erstellende oder bereits vorhandene Inhalte, was den gesamten Prozess der Content-Kreation nicht nur besser organisiert, sondern auch insgesamt vereinfacht. Allerdings ist nach der Umsetzung des Contents auch die Erfolgsmessung essenziell.

Haben Sie im Rahmen Ihrer Strategie zuvor KPIs und Erfolgsfaktoren, wie zum Beispiel Sichtbarkeit, Rankings, Traffic, Conversions oder Follower, definiert, gilt es nun, diese in einem regelmäßigen Monitoring zu beobachten und zu messen. So können Sie nachvollziehen, ob Ihre Inhalte wie gewünscht performen oder wo Optimierungsbedarf besteht. Mithilfe dieser Erkenntnisse verfeinern bzw. korrigieren Sie Ihre Content-Strategie und können später beobachten, wie sich bestimmte Anpassungen auswirken. Auch hier unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihre Content Marketing-Strategie zu optimieren und Ihren Nutzer:innen genau den richtigen Content zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu liefern.

Für ganzheitlichen Erfolg im Online Marketing

SEO Consulting

Wir helfen Ihnen dabei, Sichtbarkeit in Suchmaschinen zu erlangen und mehr qualifizierte Besucher:innen auf Ihre Website zu führen. Dafür legen wir uns ins Zeug – mit Leidenschaft, geballtem Know-how und über 19 Jahren Markterfahrung als SEO-Agentur. Bereits seit 2002 unterstützen wir Kund:innen im Bereich Suchmaschinen-Optimierung und sind damit einer der am längsten auf dem Markt aktiven Anbieter.

SEO-Consulting

Content-Kreation

Ihr digitaler Erfolg entsteht durch kreative Inhalte, die Ihre Website-Besucher:innen gleichermaßen informieren wie begeistern. Als erfahrene Agentur für Content-Kreation entwickeln wir eine Strategie für Ihr Content Marketing, die passgenau auf Ihr Unternehmen und Ihre Zielgruppen zugeschnitten ist. Im Zentrum stehen dabei die richtigen Inhalte an der richtigen Stelle Ihrer Website.

Content-Kreation

Webauftritt optimieren

Ob anspruchsvolle Lead-Gen-Website oder Ihre persönliche Visitenkarte im Web, ob WordPress oder TYPO3 System. Als zentraler, virtueller Berater entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen Ihre performante, individuelle und professionelle Website. Unsere Website Services reichen dabei von der strategischen Konzeption über ein ästhetisches, funktionales UX/UI-Design und die individuelle Entwicklung bis hin zur laufenden technischen Website-Betreuung.

Website Services
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne.